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miércoles, mayo 18, 2022
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Elegir un TMS: Cómo Hacer El Movimiento Correcto

  • ¿Qué características necesita? 
  • ¿Qué beneficios busca obtener?
  • ¿Cuánto deberías gastar? 

Responder a estas preguntas mientras se gestiona el proceso de implementación con prudencia es fundamental para seleccionar el sistema de gestión de transporte adecuado para su organización.

Los sistemas de gestión de transporte o TMS ofrecen importantes beneficios potenciales a los transportistas en la cadena de suministro, pero solo cuando las empresas utilizan la debida diligencia para seleccionar una solución que se adapte óptimamente a su perfil y necesidades.

El TMS adecuado ofrece ahorros y mejora de procesos.

«Todos verán el valor en un TMS», dice Mark Nix, vicepresidente senior de transporte y fundador de Cloud Logistics, un proveedor de soluciones de gestión de transporte con sede en Atlanta, Estados Unidos. 

“Muchos dirán que tener visibilidad del inventario en movimiento les permite reducir el stock de seguridad al tiempo que mejora la satisfacción del cliente, lo cual no tiene precio.«

«Seleccionar los mejores transportistas para cada movimiento contratado puede ahorrar entre un 2% y un 5% del gasto de flete», agrega. 

«Automatizar el proceso de igualación del pago puede ahorrar un 2% adicional al tiempo que agiliza las cuentas por pagar y le brinda al director financiero acumulaciones de fletes en tiempo real».

Enviar cotizaciones al contado por correo electrónico a 50 operadores puede llevar mucho tiempo; un TMS puede automatizar ese ejercicio, ahorrando varios puntos porcentuales. 

Un módulo de informes dentro del TMS puede identificar instantáneamente oportunidades para mejorar los costos. «Puede mejorar todo lo que pueda medir», dice Nix.

Antes de que pueda realizar este tipo de ganancias, debe elegir el TMS que mejor se adapte a su operación. Las opciones son variadas.

Cómo priorizar

Las empresas deben considerar las características clave necesarias al sopesar las nuevas opciones de TMS. Dependiendo de las prioridades de una organización, estas características podrían incluir:

  • Visibilidad de envíos entrantes y salientes con alertas;
  • Selección y calificación de transportistas;
  • Planificación y optimización de rutas;
  • Pago de contrapartida y liquidación del transportista;
  • Mensajería instantánea para cada envío;
  • Portales basados ​​en la nube para todos los socios comerciales, transportistas, corredores y socios logísticos externos;
  • Informes/cuadros de mando;
  • Aplicaciones móviles para conductores.

Las organizaciones deben buscar sistemas que sean fáciles de usar e implementar y que generen un rápido retorno de la inversión.

Al sopesar las nuevas opciones de TMS, obsesionarse con las funciones a veces puede distraer la atención de las consideraciones clave. 

Las empresas deben evitar enfatizar las características y, en cambio, enfocarse en «el problema comercial, el área de oportunidad clave», recomienda Geoffrey Milsom, director senior de estrategia de transporte y servicios de consultoría de enVista, una firma global de consultoría y soluciones de software con sede en Indianápolis.

«Una gran solución de TMS construida para manejar los requisitos del transportista global más grande es costosa de implementar y demasiado difícil de configurar para todos los demás», dice Nix. 

«Las empresas que buscan un TMS deben priorizar su extensa lista de características deseadas y sopesarla con el rendimiento real». Es común que una empresa adquiera un sistema complejo y no lo utilice en todas sus capacidades.

Cualquier sistema que se implemente debe tener un caso de negocios que lo respalde. 

Cuando Milsom considera las características de TMS para un cliente, por ejemplo, señala la optimización como una característica con un caso de negocio claro, ya sea que un remitente esté trabajando con una flota de vehículos o moviendo envíos de carga menor o si está administrando un análisis de escenarios u órdenes en vivo.

«Se puede ahorrar mucho dinero utilizando un motor de optimización correctamente», dice Milsom.

Prestage Foods, un productor de productos de carne de cerdo y aves de corral con sede en Carolina del Norte, implementó recientemente Cloud Logistics de E2open TMS. La empresa estaba abriendo una nueva instalación y necesitaba un TMS para implementarse rápidamente.

«El sistema tenía que ser fácil de usar para que nuestros transportistas y nuestro equipo de logística avícola pudieran adoptarlo sin mucha capacitación», dice Crystal Hill, director de cadena de suministro y logística de Prestage Foods.

Era fundamental para el TMS escalar a medida que crecían las necesidades de Prestage.

«Cuando abrimos una nueva instalación, comenzamos con algunos camiones por día», dice Hill. «Pero eso aumentará a más de 50 camiones diarios durante el primer año y se duplicará a 100 camiones diarios cuando agreguemos un segundo turno.«

«Ya sea que esté administrando algunos camiones al día desde una ubicación de envío o cientos en múltiples ubicaciones, el TMS respalda nuestro negocio hoy y en el futuro a un precio efectivo», dice.

Gestionar el proceso

Es importante no apresurarse a la hora de seleccionar un TMS. Las empresas deben establecer un cronograma realista y ser disciplinadas durante el proceso de toma de decisiones.

«El objetivo es elegir un sistema que dure de cinco a diez años y que proporcione un retorno de la inversión en menos de 18 meses», dice Milsom. «El TMS adecuado también debería ahorrar entre un 3% y un 7% en los costos de transporte. Esos beneficios son importantes, por lo que debe tomarse el tiempo para hacerlo bien».

Un nuevo TMS puede tener un gran impacto en el lado organizativo de una empresa. «Las actividades cambian, los procesos cambian, la forma en que se apoya la herramienta cambia», dice Milsom. 

Por esa razón, las empresas deben adoptar un enfoque de abajo hacia arriba para implementar un TMS. 

En lugar de identificar una fecha y avanzar hacia ella, las organizaciones deben comenzar con los detalles y trabajar para determinar un calendario prudente.

Las empresas deben formar un equipo que incluya a los «superusuarios» del TMS. El equipo determina las prioridades, define los problemas y el caso de negocio, y considera los cambios organizativos necesarios para respaldar el TMS. 

Las empresas deben desarrollar escenarios para ver cómo las soluciones TMS potenciales los manejan, poniendo la responsabilidad en los proveedores no solo de mostrar sus características, sino también de demostrar las capacidades de sus sistemas para respaldar el proceso de una organización.

«Una implementación exitosa consiste en tomar la cantidad de tiempo adecuada, involucrar a las personas adecuadas y enfocarse en el nivel correcto de detalle», dice Milsom.

A veces, las organizaciones se ven arrulladas a seleccionar un proveedor debido a una relación continua. Pero las relaciones existentes no necesariamente contribuyen a una integración más fluida.

El poder adquisitivo que conduce a mejores precios también es exagerado. «Hemos aprendido y predicamos que el precio no importa», dice Milsom. «Que un proveedor de TMS tenga un costo un 10% más alto o más bajo que otro proveedor no importa tanto como el sistema sea el que mejor se adapte».

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