24.2 C
Buenos Aires
sábado, noviembre 27, 2021
spot_img

Implementación de TMS: Todo lo que Necesita Saber para Prepararse

Un sistema de gestión de transporte o TMS es una plataforma diseñada para ayudar a gestionar las empresas de transporte y sus flotas. Atrás quedaron las viejas formas de usar lápiz y papel y los sistemas de archivo manuales. 

Con esta nueva tecnología, las organizaciones pueden mejorar la forma en que su negocio funciona tanto en las instalaciones como en la carretera.

Pero, ¿cómo se invierte en la implementación de TMS? Si se pregunta cómo prepararse para una implementación de TMS, hay algunas cosas clave que debe saber con anticipación para garantizar que la implementación sea eficiente y rápida. 

Echemos un vistazo a algunos de los pasos que puede tomar su empresa.

Implementación de TMS: todo lo que necesita saber para prepararse

Tener una estrategia y un caso de uso empresarial

Para implementar con éxito una plataforma TMS, es ideal comenzar aproximadamente medio año antes de que sea necesaria la implementación. Toda buena implementación de software debe comenzar con una estrategia sólida. 

Esta estrategia debe tener en cuenta varias cosas diferentes, desde el funcionamiento interno actual de la empresa hasta los principales puntos débiles y todos y cada uno de los datos para respaldar el uso de una plataforma TMS.

El plan de integración general debe redactarse con la participación de la cadena de suministro y la TI corporativa. Estos dos equipos serán responsables de gran parte de la implementación. 

Asimismo, las principales partes interesadas y ejecutivos dentro de la empresa deben aprobar este plan, junto con los posibles casos de uso y el cronograma general hacia la implementación. 

Cuando todos están a bordo y están de acuerdo con la necesidad real, resulta más fácil determinar qué plataforma TMS es ideal para la empresa en su conjunto.

Considere esto:

  • ¿Por qué exactamente su empresa necesita un TMS? 
  • ¿Qué departamentos se están quedando atrás? 
  • Al considerar los comentarios de su equipo interno y los conductores, ¿qué es lo que todos están de acuerdo en que debería cambiar? 

Considere el vínculo entre los resultados y la necesidad. No todas las empresas se beneficiarán del mismo tipo de plataforma TMS.

Seleccione su sistema y presupuesto general

Una vez que todos los involucrados han acordado una estrategia y un plan sólidos, es hora de determinar un presupuesto y comenzar a buscar la plataforma ideal. Tenga en cuenta que su único enfoque no debe estar en productos que parezcan encajar en su marco empresarial general. 

Por el contrario, debe buscar proveedores que se adapten a su empresa. El uso de una plataforma TMS implica una asociación continua con un proveedor, por lo que es importante que esta relación encaje perfectamente desde el principio.

Cuando se trata de discutir sus necesidades con un proveedor, acérquese a la reunión con el objetivo de cumplir sus tres objetivos principales. También ayuda investigar un poco sobre diferentes plataformas TMS para tener una idea de cuál será el costo promedio. 

Las plataformas TMS, especialmente las plataformas basadas en la nube, están diseñadas como software como servicio (SaaS). Esto significa que en lugar de pagar una tarifa plana, pagará una tarifa predeterminada mensual por el uso continuo del software elegido. 

El costo de su software dependerá de las funciones que seleccione y cuánto se use el software. Depende significativamente del proveedor que elija. 

Determine el costo total de propiedad y agregue un sólido 30% de su presupuesto a ese costo para la implementación inicial.

Hacer un plan

Una plataforma TMS que funcione bien tomará alrededor de tres meses en implementarse fuera del tiempo dedicado a la planificación y la búsqueda de proveedores. Si su estrategia está redactada y su proyecto de implementación elegido tiene éxito, existe una posibilidad mucho mayor de que su TMS se implemente a tiempo y dentro de su presupuesto determinado sin problemas. 

Nuevamente, todo esto depende de qué tan bien sus equipos trabajen juntos hacia el objetivo común.

Mientras su equipo legal trabaja en las comunicaciones con su proveedor, tómese el tiempo para crear el plan de proyecto perfecto. Esto involucrará todo, desde la adquisición hasta la compra, la gestión de materiales y la planificación de todo lo que estará involucrado con el TMS en sí. 

Una plataforma TMS no solo rastrea las horas de su conductor y organiza sus documentos. Involucrará las operaciones de su almacén, el departamento de contabilidad, el departamento de TI, el departamento de ventas y más. 

Este será un proyecto masivo, así que asegúrese de asignar suficiente tiempo para la implementación.

Implementación final

Con su proyecto planificado y su equipo legal satisfecho con las licencias y acuerdos necesarios, es hora de comenzar el proceso de implementación. Desarrolle un comité directivo y asigne los mejores gerentes de proyectos que tenga a sus equipos de administración y de TI. 

Su comité directivo será responsable de ayudar a los equipos de liderazgo a familiarizarse con el software dentro de las diferentes áreas de su respectiva cadena de suministro. 

Este grupo gestionará y asumirá la responsabilidad de los riesgos que puedan ocurrir durante el proceso de implementación. Ayudarán a todos los niveles de su personal a ser responsables de la capacitación y el aprendizaje sobre cómo usar la plataforma. 

También sería prudente que este comité se reúna mensual o semanalmente para asegurarse de que se cumplan todos los puntos clave del cronograma dentro del plan del proyecto.

Sus departamentos de administración y de TI deben tener amplios recursos disponibles para fines de capacitación. La implementación exitosa de un TMS depende de la capacidad de su personal para aprender a usar el software de manera rápida y correcta. 

Este proceso de formación no tiene por qué ser extremadamente técnico, ni siquiera para su equipo de TI. Sin embargo, es vital que todos los que usarán la plataforma entiendan claramente cómo usarla a diario. 

Durante el primer año de implementación, haga que su personal realice un seguimiento de sus tareas dentro del TMS y controle qué tan bien se están adaptando.

También es inteligente tener en cuenta que puede sobrepasar su presupuesto y llegar tarde a algunos de sus objetivos de implementación. Esta es simplemente la naturaleza de incorporar un sistema completamente nuevo a su negocio. Sea proactivo y paciente.

Latest news

Puede Interesarle

- Advertisement -spot_img

Mas Noticias