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martes, junio 28, 2022
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¿Qué es un Administrador de Flota? Todo Lo que Debe saber sobre Este Rol

Cuando un director ejecutivo necesita registros, un director financiero pregunta sobre los costos o un conductor necesita un cronograma, recurren al administrador de la flota.

¿Por qué? Porque un gerente de flota se comunica tanto con la gerencia de nivel superior como con los empleados en el terreno. Él o ella proporciona los datos y los procedimientos que necesitan para que toda la organización funcione sin problemas.

Estas son algunas de las tareas que pueden estar dentro del alcance del trabajo de un administrador de flota:

  • Formación y programación de conductores;
  • Mantenimiento de vehículos;
  • Licencias y seguros de vehículos;
  • Documentación;
  • Planificacion de la ruta.

¿Qué hace un administrador de flota?

Una flota puede incluir aviones, trenes, automóviles e incluso más. Sin embargo, este término a menudo se refiere a los automóviles y camiones utilizados por organizaciones comerciales y del sector público. 

Probablemente los vea en la carretera todos los días. Una flota puede definirse como cualquier entidad comercial o pública que opera 15 o más vehículos o compra 10 o más vehículos en un solo año calendario.

Mantener el rendimiento y la operación del vehículo de manera segura y eficiente son las responsabilidades centrales de un administrador de flota.

¿Cuál es la responsabilidad de un administrador de flota hacia la flota?

Los administradores de flotas son responsables de los vehículos de la flota de la empresa a lo largo del ciclo de vida de cada vehículo. 

Primero, investigan y luego compran o alquilan el automóvil o camión que mejor se adapte a las necesidades de su empresa. Luego, lo licencian y lo registran. 

Cuando el vehículo forma parte de su flota, coordinan el mantenimiento y las reparaciones periódicas. Y cuando ya no es necesario para su propósito original, lo venden o lo reasignan a otro departamento.

¿Cuál es la responsabilidad de un administrador de flota con los conductores?

Los gerentes de flota también son responsables de los conductores que operan los vehículos. Esto involucra:

  • Establecer horarios;
  • Garantizar el cumplimiento de la formación de conductores y los límites máximos de horas;
  • Indicar a los conductores que proporcionen los documentos a la entrega necesarios para la facturación.

Un administrador de flota exitoso podrá comunicar los estándares de seguridad y también cumplir con los protocolos de gestión de riesgos.

¿Cuál es la responsabilidad de un administrador de flota con la alta dirección?

Los administradores de flotas mantienen registros detallados de los vehículos y conductores de la flota. La alta gerencia, es decir, ejecutivos, directores y otros líderes, también esperarán que un gerente de flota tenga una comprensión firme del presupuesto y los controles de costos para las actividades de la flota. 

Por lo tanto, los administradores de flotas pueden trabajar con un controlador para desarrollar métricas y otras herramientas para mejorar la rentabilidad. Por ejemplo, el combustible es un gasto importante que una empresa debe seguir de cerca.

Generalmente, la alta dirección da la última palabra sobre las compras y los gastos que un administrador de flota desea realizar. 

Por ejemplo, un administrador de flota puede querer mejorar su sistema de gestión de transporte (TMS). 

Ser capaz de digitalizar documentación de todas las formas y tamaños, incluso si está arrugada y rasgada, es un ejemplo de una mejora eficaz de TMS. El administrador de la flota probablemente tendrá que justificar ese costo a la alta dirección.

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